ビジネス英語でのメール（基礎）
言うまでもなく、ビジネスメールはビジネスにおける極めて重要なコミュニケーションツールです。非常に緊急性が高い場合は電話で連絡することもありますが、それ以外は、メールでのやり取りが中心になります。ビジネスメールというと、何か特別な感じがするかもしれませんが、決まった形式や表現が多いので、それに則って書いていけば、意外と簡単に適切な文章が作れます。ここでは、ビジネスメールの形式を簡単に説明した後、挨拶文や本文などでよく使われる表現や例文等を紹介します。
ビジネスメールの形式
ビジネスメールは、英語のメールでも、内容はその都度変わりますが、以下のような形式で作成されることが多いです。
宛名：メールの受取人の名前。
あいさつ文：簡単なあいさつを書く。
本文：メールを送った目的（～をお願いする、～を知らせるなど）を書く。
締めのあいさつ：メールを読んでくれたお礼や今後のことなどを書く。
結語：日本語で言うところの「草々」「敬具」に当たる。
差出人名：必要に応じて役職や会社名も記入する。
以下、順番に解説していきます。
件名の書き方
ビジネスでは、数多くのメールがメールボックスに送られてきますので、件名（subject）は簡潔で、すぐに内容が伝わるものが好ましいと言えます。
Price Quotation for the new product
新製品の見積もり依頼
The requested matter
ご依頼の件
Confirmation of your order
ご注文内容の確認
Question about the presentation on July 1st
７月１日のプレゼンテーションに対する質問
「new product」は「新製品」のことです。
「requested」は「要求された」つまり「ご依頼された」という意味です。
「matter」は「問題・課題」の意味ですが、「～の件」という場合によく使われます。
依頼内容を明確に示す場合は、「Request for～（～についての依頼）」と書いても良いでしょう。
「question about～」は「～についての質問」です。
宛名の書き方
宛名の書き方は、相手の名前が特定できている場合と、名前はわからず、単に「担当者様」などとする場合があります。
まず、相手の名前が特定できている場合は、以下のように書きます。
Dear Mr. Smith,
スミス様
特に親しい間柄の場合には、次のような表現も使われます。
Hello Tom,
こんにちは、トム
相手が男性の場合は、「Mr. ～」、女性の場合は、未婚の場合は「Miss. ～」、既婚の場合は「Mrs. ～」ですが、最近では、未婚・既婚にかかわらず「Ms. ～」と書くことが多いです。未婚か既婚かで女性を区別しているかのような印象を与えないためです。注意点としては、「Mr./Ms.」の後にスペースを入れてから、名前を続けることです。
また、相手の性別が分からない場合は、 「Dear Sir or Madam,」などと書くこともあります。
宛先の名前は、基本的に、その相手が使っている表記を使うほうが無難です。
人によっては、例えばファーストネームをすべてスペルアウトせず、イニシャルのみを書いていることもあります。
例えば、「Tom Smith」という人物にメールを送る場合、Smithさんが日ごろ送って来るメールに、例えば「T. Smith」と書いてあるなら、例え、「Tom」と知っていても、同じように「T. Smith」と表記する方がよいです。
何度も取引しているなど、親しい相手に対しては、「Hello」あるいは「Hi」で始める場合もあります。ただしこの場合、後に続くのはフルネーム、またはファーストネームのみです。
日本語は、ラストネームで呼びかけることが多いですが、英語では親しい相手に対しては、ファーストネームで呼びかけることがほとんどです。
相手の名前がわからない場合は、次のように書くことが可能です。
Dear Sales Manager
営業部長様
To whom it may concern,
関係各位／ご担当者様
上記に示したのは、営業部長ですが、総務部長なら「manager of general affairs」など、マーケティング部長なら「manager of marketing」などと言います。ただし、「最高マーケティング責任者」という意味で、「CMO（Chief Marketing Officer）」が使われることもあります。いずれにしても、部署や役職のネーミングは、会社によってそれぞれ違いますので、可能であれば、各企業の公式ホームページなどで部署名を調べ、それを使うほうが無難です。
相手の名前も部署名も分からない場合には、「To whom it may concern」と書きます。「concern」はここでは、「関わっている」という意味で使われています。
あいさつ文
件名と宛名の後、簡単なあいさつ文を書きます。あいさつ文の内容は、相手との関係性や取引の進み具合などによって様々ですが、比較的よく使われるパターンを紹介します。
We are the toy maker in Japan.
当社は、日本の玩具メーカーです。
We are interested in your product.
貴社の商品に興味を持っております。
「We are～」は、直訳すると「私たちは～です」となりますが、ビジネスでは「当社」や「弊社」という意味で使われることが多いです。
同様に、「you」も通常は、「あなた（たち）」という意味ですが、ビジネスレターやビジネスメール等では、「貴社」や「御社」という意味で使われることが多いです。
メーカーという場合、「maker」あるいは「manufacturer」が使われます。
会社ではなく、個人としてメールを送る場合は、以下のように書くことができます。
I am Ichiro Tanaka, an AI engineer at ABC.
私は、タナカ・イチローです。ABCのAI技術者です。
※AI（artificial intelligence：人工知能）
すでにやり取りがある相手に対しては、次のようなあいさつ文で始めることも多いです。
Thank you for your email.
メールありがとうございました。
I hope this email will find you well.
お世話になっております／お元気でお過ごしと思います。
Thank you always for your cooperation.
いつもご協力いただきありがとうございます。
Thank you for your prompt reply.
早々のお返事ありがとうございます。
※「prompt（早々の）」は、「early」や「quick」に置き換えることもできます。
Thank you for your polite response.
ご丁寧な対応をいただきありがとうございます。
Thank you for sending the reference.
参考資料をお送りいただきありがとうございました。
※「reference（参考資料）」は、「pamphlet（パンフレット）」「price list（値段表）」などの具体的な資料名に置きかえることもできます。
「I hope～」は、「～であるといいですね・～であることを望みます」といったニュアンスです。
なお、「～」に当たる文章には、未来を表す助動詞の「will」を入れるのが一般的です。
また、「this email will find you well」は、直訳すると「このメールであなたが元気であることがわかる」となります。つまり、「このメールを開くとき、あなたが元気だといいですね」といった意味合いです。
本文の書き方
簡単なあいさつ文の後、本文に入ります。本文は、メールを書いた理由や目的で始めます。日本語のビジネスメールで言えば、「さて・・・」で始まる内容、と言うとイメージしやすいかもしれません。
I am writing you because I’d like to know your new product in detail.
貴社の新製品について詳細を知りたいと思い、メールしております。
The purpose of this e-mail is to have a meeting with you.
打ち合わせしたいと思い、メールをお送りしています。
The reason why I am writing this e-mail to you is I would like to ask some questions about your quotation.
貴社の見積書に対して質問させていただきたく、メールしております。
I would like you to send your catalog and pricelist.
貴社のカタログと価格表をお送りいただければ幸いです。
I am writing you because I would like to order the XXX.
XXX（商品名）を注文したく、メールしております。
「the reason why～」は「～する理由」のことです。この文章を直訳すると「私があなたにメールを書く理由は、私が貴社の見積書について質問をしたいからです」となります。
「I would like A to～」で、「Aに～してほしい」となります。「I would like to～」は「～したい」という要望を伝える丁寧な表現ですが、このように「to」の前に人や物を入れることで、「誰か（何か）に～してほしい」という意味になります。
もちろん、上記の文の「would like」は「want」に変えることもできますが、丁寧さを欠く感じがするので、メールでの表現としては、不適当と考えられます。
締めのあいさつ
英文メールでも、日本文のメールと同じく、本文の後に、簡単に締めのあいさつを入れることが多いです。
We look forward to hearing from you soon.
お早めのご連絡をお待ちしております。
Thank you for your kind cooperation.
よろしくお願いいたします。
また、少しでも早く連絡が欲しい場合は、「I look forward to hearing from you as soon as possible.（できるだけ早いご連絡をお待ちしています）」と表現できます。
「Thank you for your kind cooperation.」は、結びのあいさつでも使います。直訳すると「温かいご協力に感謝します」ですが、日本語でよく使われる「よろしくお願いします」に近いニュアンスの表現と言えます。
これ以外に、「Thank you for your help.」などもよく使われます。
結語
結語は、日本語の手紙の「草々」や「敬具」に当たる言葉です。
Regards,
Best regards,
Sincerely yours,
Truly yours,
Have a good day.
良い１日を過ごしてください。
Have a nice weekend.
良い週末を（週末にメールする場合）。